Politique de confidentialité

Ce que cette politique couvre

Studio Rabaska inc. est une entreprise montréalaise, filiale d’iLLOGIKA. Nous créons des expériences de réalité virtuelle en déambulation libre, et nous éditons Portage, le logiciel avec lequel les lieux vous enregistrent et pilotent la salle.

Cette politique décrit ce que Studio Rabaska fait de vos renseignements en tant qu’éditeur de cette plateforme. Elle ne couvre pas le lieu que vous visitez. C’est le lieu qui décide de ce qu’on vous demande à l’accueil, qui rédige sa décharge, qui tient son fichier client et qui envoie ses infolettres. Pour savoir ce qu’il en fait, adressez-vous à lui : il publie sa propre politique.

Là où nous décidons chacun d’une partie de ce qui se passe, chacun répond de sa part. Rien ici ne diminue ce que le lieu vous doit.

Ce que vous nous confiez à l’accueil

Pour participer, vous signez une décharge, sur une borne, sur votre téléphone ou au comptoir. Cette signature enregistre vos nom et prénom, votre courriel, votre date de naissance, la signature que vous tracez à la main, et vos réponses aux questions posées par le lieu.

Elle enregistre aussi le texte intégral qui vous a été présenté, dans la langue où vous l’avez lu, avec l’heure, votre adresse IP et votre navigateur. C’est ce qui donne sa valeur à la décharge : sans cela, nous ne pourrions pas établir ce que vous avez réellement accepté. C’est la raison d’être de ce dossier, et la raison pour laquelle il est conservé.

Le lieu peut par ailleurs détenir votre numéro de téléphone et des notes saisies par son personnel au sujet de votre réservation. Ce fichier lui appartient.

Si vous avez moins de dix-huit ans

Un mineur ne signe pas. C’est un tuteur physiquement présent qui signe, et sa signature est rattachée au dossier du mineur. Notre serveur revérifie ce lien plutôt que de croire l’écran : même lieu, même journée d’exploitation, tuteur lui-même majeur, signature effectivement présente.

Le dossier d’un mineur ne porte aucune adresse courriel. Nous demandons une date de naissance complète parce que la plateforme doit savoir si un tuteur est requis ; les tranches d’âge servant aux statistiques de fréquentation sont calculées au moment de la lecture, jamais conservées à votre nom.

Ce qui se passe pendant que vous jouez

Votre casque transmet la position de votre tête et de vos mains, environ vingt fois par seconde, pour que l’expérience puisse afficher les autres joueurs et vous éviter de leur rentrer dedans. Ce traitement a lieu sur un ordinateur situé dans la salle. Il ne nous est jamais transmis et n’est pas enregistré : il n’existe aucun historique de vos déplacements.

Nous ne recueillons ni suivi du regard, ni voix, ni fréquence cardiaque, ni taille, ni aucune autre mesure de votre corps. Il n’y a aucune identification biométrique, d’aucune sorte.

Ce qui nous parvient, c’est le déroulé de l’histoire : la scène où vous êtes entré, sa durée, les choix faits. Ces événements sont rattachés à un casque, pas à un nom. Un opérateur peut suivre en direct une vue de dessus de la salle pendant que vous jouez ; elle n’est pas enregistrée.

Aucune photo, aucune carte bancaire

Studio Rabaska ne prend aucune photo ni vidéo de vous, et n’en conserve aucune. La seule image rattachée à une personne est la signature manuscrite de la décharge. Les casques n’ont même pas l’autorisation d’accéder à une caméra : ils ne pourraient pas vous photographier quand bien même on le leur demanderait.

Le personnage qui vous représente dans le récit, c’est vous qui le choisissez, dans une liste figée de figures modelées à la main, avec une couleur. Deux nombres circulent sur le réseau de la salle — quelle figure, quelle couleur. Rien n’est dérivé de votre apparence réelle.

Nous ne voyons jamais votre carte. Quand un lieu enregistre un paiement, il en garde le montant et une référence de son prestataire — jamais un numéro de carte.

Ce site web

Ce site est un ensemble de fichiers statiques. Il n’a ni compte, ni base de données à nous, et il ne dépose aucun témoin qui lui soit propre.

Il ne charge Google Analytics que si vous acceptez la bannière. Rien n’est demandé à Google avant votre accord, et refuser signifie qu’aucun script de Google n’est jamais chargé. Si vous acceptez, Google reçoit votre adresse IP et les pages que vous consultez ; nous avons désactivé les fonctions publicitaires et demandé l’anonymisation de l’adresse IP. Vous pouvez changer d’avis en effaçant les données de ce site dans votre navigateur.

Si vous vous inscrivez à l’infolettre, votre adresse est transmise à Mailchimp, et seulement à ce moment-là. Chaque envoi comporte un lien de désabonnement.

Qui d’autre reçoit vos renseignements

XROAM, la plateforme sur laquelle fonctionnent les casques, reçoit votre nom, votre courriel, votre âge en années révolues, votre genre si vous l’avez indiqué, le fait qu’un tuteur a consenti, et la langue choisie. Elle reçoit votre âge, pas votre date de naissance. Nous ne déclarons jamais à XROAM que vous avez accepté de recevoir des communications commerciales.

XROAM est exploitée par Univrse Core, S.L., en Espagne, et publie sa propre politique de confidentialité — celle qu’on vous demande d’accepter avant de jouer, aux côtés de la nôtre. Elle nomme d’autres sociétés intervenant dans l’exploitation des expériences sur cette plateforme. Ce qu’XROAM fait des renseignements qu’elle détient est exposé là, pas ici, et cela vaut les deux minutes de lecture.

Notre hébergeur est OVH. Des sauvegardes chiffrées de l’ensemble de la base sont conservées quotidiennement dans un espace infonuagique. Les infolettres et les courriels de réservation transitent par un relais de messagerie.

Personne d’autre. Nous ne vendons rien, nous n’utilisons aucun outil de mesure tiers sur la plateforme, et rien de ce qui vous concerne ne sert à entraîner un modèle.

Où vos renseignements sont conservés

Aujourd’hui, sur des serveurs situés dans l’Union européenne. Les renseignements de visiteurs québécois sont donc conservés hors du Québec, et nous évaluons cette communication comme la loi québécoise l’exige avant qu’elle ait lieu.

Nous migrons vers un centre de données québécois. Le jour où ce sera fait, ce paragraphe et la date en haut de cette page changeront avec.

Durée de conservation

Chaque semaine, nous réexaminons ce qui a dépassé sa durée de conservation, et une personne autorisée valide chaque retrait. Ce n’est pas automatique, et c’est délibéré : une erreur de calcul de dates détruirait des années de dossiers un dimanche matin, sans que personne s’en aperçoive avant d’en avoir besoin.

Les durées sont les suivantes. Une décharge signée est conservée trois ans après la visite, soit le délai de prescription d’un recours civil au Québec. La décharge d’un mineur est conservée jusqu’à ses vingt et un ans — sa majorité plus ces mêmes trois ans, parce que la prescription ne court pas contre un enfant. Une fiche client est conservée trente-six mois sans activité, comptés depuis la dernière visite ou réservation et non depuis sa création, pour que quelqu’un qui revient chaque année ne soit pas anonymisé entre deux passages.

Une décharge se supprime ; une fiche client s’anonymise. Ce sont deux gestes différents, pas deux mots pour le même, et ils ne sont jamais fondus en un seul bouton.

Deux choses expirent déjà seules : le contenu des messages envoyés aux autres systèmes, au bout de trente jours, et notre journal d’audit interne, au bout de treize mois.

Votre lieu conserve votre décharge signée pour vous éviter de signer à nouveau lors d’une visite ultérieure. Cette réutilisation est limitée à un an.

Demander votre retrait, et ce que cela fait vraiment

Demandez-le et nous le ferons. Sachez que l’opération est irréversible et qu’elle n’est pas instantanée : elle est exécutée par une personne de notre équipe.

Ce qui est vidé : votre fiche client, votre inscription comme membre d’un foyer, vos réservations, toutes les traces de votre rattachement à un lieu, toutes les listes d’envoi où vous figurez, et votre historique de visites. Vos nom, courriel et numéro de téléphone disparaissent de chacun d’eux. Ne subsistent que des compteurs, des montants et des dates : qu’une vente a eu lieu, pour combien de places, à quel prix, quel jour.

Ce qui est coupé : tous les liens entre vous et ce que vous avez fait en salle. Le nom recopié sur votre visite et sur l’attribution de votre casque, les liens vers votre réservation, le lien vers votre foyer, et le nom que nous avions transmis à XROAM. De la partie, il ne reste qu’un casque et une suite de scènes, rattachés à personne.

Ce qui reste, et qu’il faut savoir avant de demander : votre décharge signée, conservée entière mais détachée de tout le reste. Elle devient le seul endroit où votre nom figure encore, où que ce soit. Votre date de naissance part avec le reste — vous disparaissez entièrement de nos chiffres de fréquentation, ce qui est la conséquence honnête de la coupure du lien.

Pourquoi la décharge est conservée

Parce qu’elle est la seule preuve de ce qui vous a été dit et de ce que vous avez accepté, y compris votre aptitude à participer. La détruire sur demande reviendrait à détruire le document qui nous protège l’un comme l’autre, et nous laisserait sans réponse à une réclamation formulée des mois plus tard.

Elle est conservée à votre nom, délibérément. Elle ne sert à aucune sollicitation, elle n’est lue pour aucune statistique, et après une demande d’anonymisation elle ne pointe plus vers rien.

Vos droits

Vous pouvez demander quels renseignements nous détenons à votre sujet et en obtenir copie. Vous pouvez les faire rectifier s’ils sont inexacts. Vous pouvez nous demander de cesser toute communication, et se désabonner d’une infolettre tient en un clic. Vous pouvez demander le retrait décrit ci-dessus.

Vous n’avez jamais à vous en justifier. Écrivez-nous et nous vous répondrons — et si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, ou à votre propre autorité de contrôle si vous êtes en Europe.

Les communications commerciales fonctionnent par consentement exprès : la valeur par défaut est « non », et elle le reste sauf indication contraire de votre part. Être importé depuis un fichier ne peut pas vous y abonner, et revenir sur le site ne réabonne jamais une personne désabonnée.

Modifications

Si cette politique change de façon importante, la date ci-dessus change avec elle. Cette page ne conserve pas d’historique de versions ; s’il vous faut savoir ce qu’elle disait à une date donnée, demandez-le-nous.

Contact

hello@studiorabaska.com

Responsable de la protection des renseignements personnels

David Fugère-Lamarre · Président

hello@studiorabaska.com